Menu yang muncul di sisi kiri berbeda-beda tergantung peran akun Anda. Kalau ada menu yang disebut di panduan ini tapi tidak terlihat di layar Anda, berarti memang bukan wewenang peran Anda.

Semua foto bukti — foto kerusakan pada Claim, foto barang saat dipinjamkan dan saat dikembalikan, serta foto barang di gudang — harus dipotret saat itu juga. Mengambilnya dari berkas yang sudah ada di komputer tidak lagi bisa, kecuali untuk Admin.

Alasannya sederhana: foto ini adalah bukti kondisi barang pada saat kejadian, dan dipakai AI, Brand, serta supplier untuk mengambil keputusan. Gambar lama yang tinggal dipilih dari folder tidak bisa dipertanggungjawabkan sebagai bukti.

• Di HP — tidak ada yang berubah. Menekan kotak foto langsung membuka kamera bawaan HP seperti biasa. Hasilnya juga paling tajam, jadi memakai HP tetap cara yang paling dianjurkan.
• Di komputer/laptop — menekan kotak foto sekarang membuka jendela kamera dengan tampilan langsung dari webcam. Arahkan ke objeknya lalu tekan 📸 Jepret. Fotonya langsung masuk ke slot yang sedang Anda isi.
• Pertama kali browser akan bertanya izin memakai kamera — pilih Izinkan. Kalau sudah terlanjur ditolak, klik ikon gembok/kamera di sebelah alamat situs untuk mengubahnya.
• Punya lebih dari satu kamera (mis. webcam tambahan)? Tombol 🔄 di jendela kamera memindahkannya.
• Menyeret berkas dari folder ke kotak foto juga sudah ditutup, dengan alasan yang sama.

Lampu kamera padam sendiri begitu jendelanya ditutup atau foto sudah diambil — kamera tidak dibiarkan menyala di latar belakang.

Di bagian bawah Detail Claim, Detail Peminjaman, dan Detail Special Order ada Histori Aktivitas — catatan siapa mengubah apa dan kapan. Ini yang dibuka begitu muncul pertanyaan “kok statusnya bisa begini?” atau “siapa yang menerima barangnya?”

Tiap kejadian punya tiga lapis:

• Baris tebal — kejadiannya, mis. “Direview”, “Barang dikembalikan”, atau “Status diubah: Validated → Order To Supplier”.
• Baris abu — siapa yang melakukan (dan di Special Order, barang mana yang terpengaruh).
• Kotak bergaris — catatan kejadiannya, kalau ada. Di sinilah muncul hasil review AI, kondisi barang saat kembali, nomor invoice, nomor STO/STI, atau jawaban customer.

Kalimatnya sudah diterjemahkan. Dulu bagian ini menampilkan kode mesin apa adanya — UNDER_REVIEW → WAITING_BRAND_CONFIRMATION di klaim, atau CUSTOMER_RESPONDED:... di Special Order. Kode aslinya tetap tersimpan di database karena dipakai aplikasi; yang berubah hanya cara menampilkannya.

Histori Aktivitas sengaja tidak ikut saat Detail Claim atau Detail Peminjaman diunduh jadi PDF — itu catatan internal, bukan bagian dari berkas bukti yang dikirim ke brand atau supplier.

Daftar Claim, Daftar Pinjam, dan Daftar Special Order bekerja dengan cara yang sama. Empat hal ini berlaku di ketiganya:

• Kotak pencarian menerima potongan. Tidak harus nomor lengkap — sebagian nama produk atau nama customer pun cukup.
• Saringan bekerja BERSAMAAN dengan pencarian. Keduanya menyempit, bukan saling menggantikan. Inilah sebab paling sering hasil terasa “kosong padahal datanya ada”: masih ada saringan lain yang menyala.
• Export Excel mengikuti apa yang sedang tampil, bukan seluruh data. Jadi saring dulu — misalnya Overdue saja — baru tekan Export.
• Tombol Sync menarik ulang data dari server. Aplikasi sudah menyegarkan sendiri, jadi Sync hanya perlu ditekan kalau Anda baru mengubah sesuatu dari perangkat lain.

Daftar panjang dipotong per halaman supaya tetap ringan. Tombol halamannya muncul di bawah tabel hanya kalau barisnya memang lebih dari satu halaman.

Ini yang paling sering disangka data hilang. Tiap halaman daftar hanya memuat yang masih berjalan; begitu selesai, datanya pindah sendiri ke halaman berikutnya.

Jadi kalau sebuah nomor tidak ketemu di daftarnya, telusuri halaman berikutnya sesuai tahapnya sebelum menyimpulkan datanya tidak ada. Cara tercepat: tanyakan nomornya ke AI Assistant, atau buka Riwayat modul yang bersangkutan.

Tiga form meminta Anda keluar ke WhatsApp di tengah pengisian, untuk mengirim link konfirmasi ke customer:

• Buat Pinjam Demo — Pinjam Claim maupun Pinjam Umum
• Konfirmasi Pengembalian barang demo
• Serahkan ke Customer pada Claim

Begitu berpindah ke WhatsApp, halaman aplikasi bisa ditutup sendiri oleh HP untuk menghemat memori. Dulu itu berarti seluruh isian hilang — foto, tanggal, catatan, bahkan jawaban customer yang sudah masuk. Sekarang tidak lagi: isiannya disimpan otomatis, dan begitu Anda membuka form yang sama lagi semuanya kembali, lengkap dengan fotonya.

Anda akan melihat kotak kuning “Isian sebelumnya dilanjutkan” di atas form. Kalau memang ingin mengisi dari nol, tekan tombol Mulai ulang (atau Kosongkan form) di kotak itu.

Kapan isiannya hilang? Hanya pada tiga keadaan: setelah Anda menekan Submit / Konfirmasi dan datanya benar-benar tersimpan, setelah Anda menekan Mulai ulang, atau kalau draf itu sudah lebih dari 7 hari tidak disentuh.

Halaman pertama setelah login. Isinya ringkasan tiga modul: Klaim, Pinjam Demo, dan Special Order — masing-masing dengan angka ringkas di atas dan tabel data terbaru di bawahnya.

• Tombol Detail di tiap baris membuka data lengkapnya langsung dari Dashboard.
• Tombol Lihat Semua → membuka halaman modul terkait.
• Angka Overdue pada Pinjam Demo dihitung dari tanggal estimasi kembali yang sudah lewat padahal barang belum dikembalikan. Tanggalnya ditandai merah.
• Data diperiksa ulang otomatis setiap 30 detik — Anda tidak perlu me-refresh halaman.
• Filter tanggal di kanan atas mengatur seluruh isi Dashboard sekaligus — angka ringkas, grafik, maupun tabelnya. Tersedia pilihan cepat (hari ini, 7 hari, 30 hari) atau rentang bebas.
• Tiga grafik tren (Klaim, Pinjam Demo, Special Order) berbentuk grafik garis dan ikut berubah mengikuti filter tanggal itu. Arahkan kursor ke titiknya untuk melihat angka per tanggal. Judul kecil di bawah tiap grafik menunjukkan rentang yang sedang ditampilkan.

Di sebelah kiri filter tanggal ada filter Store. Memilih satu store membuat seluruh Dashboard menampilkan store itu saja — angka ringkas, Total Nilai, ketiga grafik, sampai angka kecil di tab Claim, Pinjam Demo, dan Special Order.

• Hanya Admin yang melihatnya. Staf Toko dan Store Manager tidak perlu — datanya memang sudah otomatis disaring ke toko sendiri (lihat keterangan biru di atas Dashboard).
• Isinya hanya store yang sudah pernah submit claim, pinjam demo, atau special order. Store yang belum punya data satu pun tidak ikut muncul, jadi tidak ada pilihan yang pasti berujung nol.
• Bekerja bersamaan dengan filter tanggal. Keduanya menyempit, bukan saling menggantikan — mis. SCBD + 7 hari berarti klaim SCBD dalam tujuh hari terakhir saja.
• Saat sebuah store dipilih, kotaknya menyala. Itu pengingat bahwa angka yang sedang Anda lihat bukan angka keseluruhan. Pilih Semua Store untuk kembali.

Nama store yang panjang terpotong di kotaknya supaya tombol di sebelahnya tidak terdorong turun. Arahkan kursor ke kotak itu untuk melihat nama lengkapnya.

Di bagian bawah Dashboard ada dua blok yang dibuat untuk ditindaklanjuti, bukan sekadar dibaca. Setiap poin selalu tersusun dari tiga lapis yang sama:

• Temuan — apa yang terjadi, selalu dengan angkanya (mis. "3 klaim terbuka lebih dari 14 hari, yang tertua 22 hari").
• Dampak — kenapa itu penting bagi pekerjaan Anda kalau dibiarkan.
• Tindakan — langkah yang harus dikerjakan, selalu diawali kata kerja (Hubungi, Eskalasi, Audit, Tagih), dilengkapi siapa pemiliknya dan tenggatnya, serta warna prioritas: merah = tinggi, kuning = sedang, abu = rendah.

Selain angka mentah, analisanya juga membaca umur pekerjaan yang menggantung (dikelompokkan, bukan dirata-rata, supaya kasus paling lama tidak tersembunyi), konsentrasi (produk/store penyumbang terbesar), titik macet Special Order, dan arah 7 hari terakhir dibanding 7 hari sebelumnya.

Semua angka pada blok ini diambil dari data yang sedang tampil di Dashboard — termasuk mengikuti filter tanggal yang sedang aktif.

AI Assistant adalah asisten yang bisa diajak mengobrol — ada di menu kiri (di HP: tombol Lainnya). Ia membantu tiga hal: menyiapkan pembuatan Claim, Pinjam Demo, dan Special Order; memantau status ketiganya; serta menjawab pertanyaan seputar aplikasi ini.

Alur penanganan produk customer yang rusak/bermasalah, dari pengajuan di toko sampai selesai. Perhatikan siapa yang mengerjakan tiap langkah.

Di jendela Detail Claim ada dua tombol di kanan atas: PDF ID dan PDF EN. Isinya, tata letaknya, dan mutu fotonya sama persis — yang berbeda hanya bahasanya. Berkasnya disusun untuk dikirim ke brand/supplier:

• Halaman 1 — Informasi Claim, Store Staff, dan Deskripsi Kerusakan.
• Halaman 2 — seluruh foto kerusakan pada resolusi aslinya, satu halaman penuh dan tanpa dipotong.
• Menyusul bila ada: halaman Arsip Foto Barang Defect (foto kirim & terima gudang) dan halaman Hasil Review AI beserta skor keyakinannya.

Histori aktivitas sengaja tidak ikut ke PDF — itu catatan internal, bukan bagian dari berkas bukti. Klik foto mana pun di layar untuk melihatnya besar; dari situ berkas aslinya di Drive juga bisa dibuka.

Apa yang ikut diterjemahkan pada PDF EN. Seluruh judul kartu dan nama baris (mis. Informasi Claim menjadi Claim Information, Deskripsi Kerusakan menjadi Damage Description), ditambah deskripsi kerusakan dan hasil review AI yang ditulis dalam Bahasa Indonesia.

• Tidak diterjemahkan — nama customer, nama brand, kode SKU, serial number, nomor invoice, nomor klaim, tanggal, dan harga. Semuanya disalin apa adanya supaya tetap cocok dengan dokumen asli.
• PDF EN perlu waktu beberapa detik lebih lama karena teksnya diterjemahkan dulu; tombolnya menampilkan tulisan Menerjemahkan… selama proses itu.
• Kalau terjemahan gagal (mis. jaringan putus), PDF tetap dibuat — bagian yang gagal diterjemahkan tetap tampil dalam Bahasa Indonesia, dan muncul pemberitahuan singkat.
• Nama berkasnya berbeda supaya tidak tertukar: Detail-Claim-<nomor>.pdf untuk versi Indonesia dan Claim-Detail-<nomor>-EN.pdf untuk versi Inggris.

Tampilan di layar tetap Bahasa Indonesia apa pun tombol yang Anda tekan — yang berbahasa Inggris hanya berkas yang terunduh.

Pada Serahkan ke Customer, Anda perlu keluar ke WhatsApp untuk mengirim link konfirmasi. Isian dan jawaban customer tidak hilang saat kembali — lihat bab Cara Memulai → “Keluar ke WhatsApp? Isian Anda dilanjutkan”.

Daftar Claim hanya memuat klaim yang masih berjalan; yang sudah selesai pindah ke Ready To Ship, Gudang KLM, lalu Riwayat Claim. Cara mencari, menyaring, dan meng-export sama untuk ketiga halaman daftar — dijelaskan di bab Cara Memulai → “Mencari & menyaring di halaman daftar”.

Di bagian bawah Detail Claim ada Histori Aktivitas: siapa mengubah status apa dan kapan, lengkap dengan catatannya — termasuk hasil review AI dan alasan penolakan. Cara membacanya sama untuk ketiga modul dan dijelaskan di bab Cara Memulai → “Membaca Histori Aktivitas”.

Untuk klaim yang disetujui penggantian barang, menu Claim → Pengganti Claim (di bawah Gudang KLM) melacak barang penggantinya: dari dipesan ke supplier, tiba di gudang, dikirim ke toko, sampai diterima toko. Daftarnya otomatis berisi klaim yang punya barang pengganti — tidak perlu input ulang.

• Timeline pengiriman terisi otomatis mengikuti status klaim (Disetujui → Tiba di gudang → Dikirim ke toko → Diterima/selesai).
• Tahap “Dipesan ke supplier” diisi manual oleh Admin lewat tombol ✓ Update: centang Sudah dipesan, lalu isi Supplier (otomatis mengikuti brand barang pengganti) dan No. PO (wajib). Tanggal pesan tercatat otomatis.
• Store Staff/Manager bisa membuka halaman ini untuk memantau (read-only), terbatas pada klaim toko sendiri — tombol Update tidak muncul untuk mereka.

Pencatatan peminjaman barang demo ke customer. Ada dua jenis:

Buka Detail pada sebuah peminjaman, lalu tekan PDF ID atau PDF EN di kanan atas. Dokumen ini dipakai untuk serah terima barang, jadi isinya sengaja ringkas:

• Halaman 1 — status peminjaman, alur tanggal (pinjam, estimasi kembali, kembali sebenarnya beserta ketepatannya), produk yang dipinjam, informasi lengkap, ringkasan durasi, dan status verifikasi customer.
• Halaman 2 — dua foto bukti (saat pinjam dan saat kembali) pada resolusi aslinya, satu halaman penuh. Inilah pegangan kalau nanti ada beda pendapat soal kondisi barang.

Pada PDF EN, istilah baku ikut berubah — Ketepatan menjadi Punctuality, Telat 3 hari menjadi Late by 3 days, kondisi Cukup Baik menjadi Fair — sementara nama customer, SKU, nama produk, dan tanggal tetap apa adanya. Isi Catatan yang Anda tulis sendiri ikut diterjemahkan.

Peminjaman tanpa catatan tidak perlu menunggu apa pun: PDF EN-nya langsung jadi. Nama berkas versi Inggris ditandai Demo-Loan-Detail-<nomor>-EN.pdf.

Barisnya sendiri ikut berwarna menurut Est. Kembali, jadi yang mendesak terlihat saat menyapu daftar — tidak perlu membaca tanggalnya satu per satu.

• Merah — estimasi kembalinya sudah lewat. Statusnya juga berubah jadi OVERDUE otomatis, tidak perlu diubah manual.
• Kuning — jatuh tempo hari ini atau besok. Inilah yang paling berguna: masih sempat diingatkan sebelum jadi telat.
• Tanpa warna — masih lama, atau sudah dikembalikan.

Selain warna latar, tiap baris berwarna diberi garis tebal di tepi kiri — supaya tetap terbaca oleh yang sulit membedakan merah dan kuning. Warnanya ikut mode terang maupun gelap, dan aturan yang sama berlaku pada tampilan kartu di HP.

Baik saat membuat peminjaman maupun saat Konfirmasi Pengembalian, Anda perlu keluar ke WhatsApp untuk mengirim link konfirmasi. Isian, foto, dan jawaban customer tidak hilang saat kembali — lihat bab Cara Memulai → “Keluar ke WhatsApp? Isian Anda dilanjutkan”.

Daftar Pinjam memuat peminjaman yang belum kembali; begitu ditekan Kembalikan, datanya pindah ke Riwayat Pinjam. Saringan Semua Status → Overdue memendekkan daftar jadi tinggal yang perlu ditelepon. Cara mencari, menyaring, dan meng-export sama untuk ketiga halaman daftar — dijelaskan di bab Cara Memulai → “Mencari & menyaring di halaman daftar”.

Di bagian bawah Detail Peminjaman ada Histori Aktivitas: kapan peminjaman dicatat dan siapa yang mencatatnya, lalu kapan barangnya kembali dan siapa yang menerima — berikut kondisi barang saat itu. Isinya lebih pendek daripada di Claim dan Special Order, dan alasannya dijelaskan di bab Cara Memulai → “Membaca Histori Aktivitas”.

Pemesanan khusus barang yang tidak tersedia di toko. Alurnya paling panjang karena melibatkan supplier, gudang, dan customer.

Tiap tahap punya warnanya sendiri supaya posisi sebuah order terbaca sekilas tanpa membaca tulisannya satu per satu. Urutan warnanya mengikuti alur — dari ungu di awal sampai hijau saat selesai:

Warnanya: Submitted ungu, Validated biru, Order To Supplier oranye, Shipped amber, Warehouse Received biru langit, Store Received teal, Ready For Pickup lime, Completed hijau, Rejected merah, Cancelled abu-abu, dan Change Order merah muda.

Kalau satu order berisi beberapa barang dan sebagiannya sudah selesai, kolomnya menampilkan "2/3 Selesai". Warnanya mengikuti tahap barang yang paling tertinggal, bukan yang sudah selesai.

Di bagian bawah Detail Special Order ada Histori Aktivitas — termasuk jawaban customer atas pertanyaan lanjut/ganti/batal. Cara membacanya sama untuk ketiga modul dan dijelaskan di bab Cara Memulai → “Membaca Histori Aktivitas”.

Cara mencari, menyaring, dan meng-export sama untuk ketiga halaman daftar — dijelaskan di bab Cara Memulai → “Mencari & menyaring di halaman daftar”.

Menu Klaim → Gudang KLM. Berisi barang klaim yang dikirim dari toko ke gudang.

• Barang yang sedang dalam perjalanan bertanda IN_TRANSIT.
• Tekan Konfirmasi Penerimaan, isi kondisi barang dan nomor STI, unggah foto, lalu simpan. Klaim terkait otomatis menjadi Closed.
• Nomor STR, STO, dan STI tercatat agar bisa ditelusuri kembali.

Menu Laporan & Analitik menyajikan laporan bergaya infografik yang ringkas dan mudah dibaca untuk tiga jenis transaksi. Pilih lewat tab di atas — Claim, Pinjam Demo, dan Special Order — tiap tab menampilkan laporan berdasarkan datanya masing-masing (angka kecil di tab = jumlah datanya).

Setiap laporan tersusun dari atas ke bawah:

• Ringkasan (banner) — angka total besar, kalimat ringkas kondisinya, dan sebuah gauge untuk metrik utama: SLA (Claim), Tingkat Pengembalian (Pinjam Demo), atau Tingkat Penyelesaian (Special Order).
• Kartu angka — jumlah per kategori (mis. Selesai, Berjalan, Overdue, Ditolak).
• Komposisi Status — satu bar berwarna yang menampilkan proporsi tiap status.
• Peringkat — Top Produk, per Store, atau Top Customer (dengan medali 🥇🥈🥉).
• Sorotan — catatan penting berbahasa sederhana yang muncul otomatis dari data (mis. klaim overdue, order belum lunas), agar cepat tahu apa yang perlu ditindak.
• Analisa & Rekomendasi AI — di bagian paling bawah, dengan bentuk yang sama persis seperti di Dashboard: temuan (berikut angkanya) → dampak → tindakan lengkap dengan pemilik, tenggat, dan warna prioritas. Tekan tombol ⟳ untuk memperbaruinya. Kalau AI sedang tidak bisa dihubungi, isinya tetap ada — dihitung sendiri oleh aplikasi dari data yang sama.

Tombol Export Excel di kanan atas mengunduh data tab yang sedang aktif. Data laporan otomatis disaring sesuai store Anda (Store Staff/Manager hanya melihat datanya sendiri).